Come usare le funzioni in Excel

Le funzioni integrate nei programmi per la gestione dei fogli di calcolo, ad esempio Excel, sono l’equivalente di “micro programmi” che è possibile inserire all’interno delle formule, in modo da semplificarle o per realizzare calcoli particolarmente complessi. L’utilizzo della funzione all’interno di una formula è in alcuni casi necessario, infatti, talvolta, non è possibile effettuare calcoli complicati usando solo gli operatori matematici, un esempio è l’utilizzo della funzione TAN che permette di calcolare la tangente di un angolo.

Esempi di formule che utilizzano funzioni

L’utilizzo di una funzione può semplificare notevolmente una formula. Vediamo un esempio. Per calcolare la somma dei valori contenuti nelle dieci celle comprese fra A1 e A10, senza usare funzioni, è possibile creare una formula come questa:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Non è molto pratico, vero? E se le celle da sommare fossero cento e non dieci?  E se fossero mille? Fortunatamente è possibile sostituire questa formula con una molto più semplice, una formula che utilizza una delle funzioni integrate nel foglio di lavoro di Excel, la funzione SOMMA.

=SOMMA(A1:A10)

La formula seguente dimostra invece come l’utilizzo di una funzione consenta di eseguire calcoli che altrimenti non sarebbero possibili. Supponiamo di dover determinare quale sia il valore più grande in un intervallo di celle. Una formula non può fornire questa risposta senza l’utilizzo di una funzione. La formula che, tramite l’utilizzo della funzione MAX, restituisce il valore più grande fra quelli contenuti nelle celle comprese nell’intervallo fra A1 e D100, è la seguente:

= MAX (A1: D100)

Le funzioni possono essere utilizzate anche per modificare testo senza digitarlo manualmente. Vediamo un esempio.
Supponiamo di avere un foglio di lavoro che contenga mille nomi nelle celle comprese fra A1 e A1000 e i nomi compaiono in lettere maiuscole e supponiamo di volerle trasformare in minuscolo con iniziali maiuscole, ad esempio, MARIO ROSSI deve diventare Mario Rossi. Farlo, digitando manualmente da tastiera, richiederebbe ore ed ore di lavoro, ma utilizzando una formula con la giusta funzione sarà sufficiente qualche minuto. Nella cella B1 digitiamo la formula seguente:

= MAIUSC.INIZ(A1)

Fatto questo, sarà sufficiente copiare la formula contenuta in B1 nelle restanti 999 celle che vanno da B2 a B1000  e il gioco è fatto!

L’esempio seguente dovrebbe togliere ogni dubbio sulla importanza delle funzioni in Excel. Supponiamo di avere un foglio di lavoro che calcola le commissioni di vendita. Se il venditore vende più di € 100.000 di prodotto, la sua commissione è del 7,5 percento; in caso contrario, la commissione è del 5,0 percento. Senza usare le funzioni, bisognerebbe creare due formule distinte. Una soluzione migliore è la formula seguente, che utilizza la funzione SE:

= SE(A1 <100000; A1 * 5%; A1 * 7,5%)

Questa formula esegue una semplice scelta: controlla il valore contenuto nella cella A1, se questo valore è inferiore a 100.000, la formula restituisce il valore nella cella A1 moltiplicato per il 5%. Altrimenti, restituisce il valore nella cella A1 moltiplicato per il 7,5%. Questa funzione usa tre argomenti, separati da punti e virgola.

Cos’è un argomento di funzione?

Leggendo gli esempi precedenti, avrete certamente notato che tutte le funzioni utilizzano le parentesi, le informazioni utilizzate dalle funzioni e contenute tra le parentesi, separate da punto e virgola, sono gli argomenti. Ogni funzione utilizza argomenti diversi. Una funzione può utilizzare:

  • Nessun argomento
  • Un argomento
  • Un numero fisso di argomenti
  • Un numero indeterminato di argomenti
  • Argomenti opzionali

Un esempio di funzione che non utilizza nessun argomento è la funzione ADESSO, Questa funzione restituisce la data e l’ora correnti. Anche se una funzione non utilizza un argomento, è comunque necessario utilizzare le parentesi vuote, in questo modo:

=ADESSO()

Se una funzione utilizza più di un argomento, è necessario separare ogni argomento con un punto e virgola. Un argomento può essere un riferimento di cella, un valore numerico, una stringa di testo, una espressione matematica e persino un’altra funzione (funzioni annidate). Ecco alcuni esempi di funzioni che utilizzano vari tipi di argomenti:

  • Riferimenti celle: = SOMMA (A1: A24)
  • Valore numerico: = =RADQ(124)
  • Stringa di testo: = = MAIUSC.INIZ(“paolo rossi”)
  • Espressione: = RADQ(183 + 12)
  • Altre funzioni: = RADQ(SOMMA(A1: A24))

La sintassi delle funzioni

La struttura standard di una funzione è, dunque, la seguente:

=NOME DELLA FUNZIONE(Argomento 1; Argomento 2; ecc.)

Non c’è mai lo spazio tra il nome della funzione e la parentesi aperta. Volendo, è possibile inserire uno spazio dopo la virgola tra gli argomenti in parentesi ma è solo una questione di leggibilità che non influisce sulla funzione. Gli argomenti di una funzione devono essere inseriti nell’ordine corretto.

Come inserire una funzione in Excel

Tutte le funzioni sono disponibili nel gruppo comandi Libreria di funzioni della scheda FORMULE.

usare-le-funzioni

Le funzioni sono suddivise per categoria (Finanze, Logica, Testo, …), cliccando su ognuna delle categorie, si apre la lista. Ad esempio, la funzione SE, la troviamo nella lista della categoria Logica. Il pulsante Somma automatica, permette di selezionare velocemente le funzioni più comuni (SOMMA, MEDIA, ecc.), oppure, tramite la voce altre funzioni, accedere a qualsiasi funzione contenuta in Excel. E’ possibile accedere all’elenco completo delle funzioni, anche cliccando sul pulsante Inserisci funzione.

Per inserire una funzione più velocemente, è possibile usare il pulsante inserisci funzione posizionato a sinistra della barra della formula.

inserisci-funzione

Una volta selezionata la funzione, si apre la finestra di dialogo in cui è necessario inserire gli argomenti. Ovviamente, come già detto in precedenza, gli argomenti saranno diversi a seconda della funzione selezionata. Nella figura successiva vediamo, ad esempio, gli argomenti richiesti dalla funzione SE.

argomenti-funzione

Dopo avere inserito gli argomenti richiesti, sarà sufficiente cliccare sul pulsante OK, ed Excel farà il resto.

funzione-somma

Naturalmente, la funzione, oltre che inserirla, è anche possibile digitarla manualmente nella cella desiderata.

Guido Mondelli

Docente formatore informatico

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