Primi passi in Excel

Microsoft Excel è un software applicativo utilizzato per la gestione dei fogli di calcolo o fogli elettronici o fogli di lavoro usati per memorizzare ed elaborare dati in formato tabellare, composti, cioè, da una griglia di celle. In ciascuna cella della tabella si possono inserire informazioni di vario genere, dati di tipo numerico o testuale, date, formule matematiche e così via. La forza del foglio di calcolo risiede nella possibilità di “programmare” alcune celle, in modo che i loro valori vengano calcolati in maniera automatica, a partire dai valori presenti in altre celle.

Il foglio di calcolo può avere molteplici impieghi di tipo pratico, può servire per mantenere la contabilità di casa, per organizzare lo schedario di una piccola biblioteca, o il catalogo di una collezione.

Con Excel è possibile gestire:

Documenti aziendali come bilanci, fatture, note spese e estratti conto.
Documenti personali come budget settimanali, cataloghi di collezioni, schede di allenamento e liste della spesa.
Dati scientifici come osservazioni sperimentali, modelli e grafici medici.

foglio-di-calcolo

Cartella di lavoro e foglio di calcolo

I file realizzati con Excel hanno estensione .xlsx, oppure .xls se è stata utilizzata una  vecchia versione del programma (97-2003), e prendono il nome di cartelle di lavoro. Ogni cartella di lavoro contiene uno o più fogli di lavoro e ogni foglio, dicevamo, è composto da una griglia di celle. Un foglio di lavoro è accessibile facendo clic sulla scheda nella parte inferiore della finestra contenente il programma Excel.

fogli-di-lavoro

I fogli di lavoro sono composti da 1.048.576 righe numerate e 16.384 colonne etichettate da A a XFD. L’etichettatura delle colonne funziona in questo modo: dopo la colonna Z viene visualizzata la colonna AA, che è seguita da AB, AC e così via. Dopo la colonna AZ arrivano BA, BB e così via. Dopo la colonna ZZ troviamo AAA, AAB e così via.

L’intersezione di una riga e una colonna individua una singola cella e ogni cella ha un suo indirizzo univoco costituito dalla lettera (o lettere) della colonna e dal numero di riga a cui appartiene. Ad esempio, l’indirizzo della prima cella in alto a sinistra nel foglio è A1. L’indirizzo dell’ultima cella del foglio di lavoro è XFD1048576.

In ogni momento, all’interno del foglio di lavoro, è presenta una cella attiva, ovvero la cella che, in quel momento, accoglie i dati inseriti. È possibile identificare la cella attiva dal suo bordo più scuro e Il suo indirizzo appare nella casella nome.

cella-attiva

Spostarsi in un foglio di lavoro

Navigazione con la tastiera

Per muovere la cella attiva del foglio nelle quattro direzioni (in alto, in basso, a destra, a sinistra) è possibile utilizzare i tasti freccia presenti sulla tastiera. Con i tasti PgUp e PgDn è possibile spostare la cella attiva in alto o in basso di una intera schermata. Le combinazioni dei tasti Alt+PgDn e Alt+PgUp muovono la cella attiva, rispettivamente, a destra e a sinistra di una schermata. Infine, la combinazione Ctrl+Backspace riporta la schermata sulla cella attiva del foglio.

Navigare con il mouse

Per cambiare la cella attiva usando il mouse, è sufficiente fare clic su una cella qualsiasi e questa diventa
cella attiva. Se la cella che si desidera attivare non è visibile nella schermata della cartella di lavoro, è possibile usare le barre di scorrimento orizzontale e verticale per scorrere la finestra in qualsiasi direzione.

E’ possibile utilizzare la rotellina del mouse per scorrere il foglio verticalmente. Oppure, se si preme sulla rotellina e successivamente si sposta il mouse in qualsiasi direzione, il foglio di lavoro scorre automaticamente in quella direzione. Più grande è lo spostamento del mouse, più veloce è lo scorrimento. Premendo Ctrl mentre si scorre la rotellina del mouse è possibile ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione del foglio.

L’uso delle barre di scorrimento o della rotellina del mouse non modifica la cella attiva. Semplicemente, scorre il foglio di lavoro. Per modificare la cella attiva, è necessario fare clic su una nuova cella dopo aver effettuato lo scorrimento.

Guido Mondelli

Docente formatore informatico

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Come Usare Excel

Microsoft Excel è un programma per fogli di calcolo che permette di inserire dati di vario tipo e trasformarli in informazioni utili. Con Excel, infatti, è possibile analizzare i dati, elaborarli e fare calcoli anche molto complessi, vediamo come:

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